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Anwesenheitsliste für Einsätze

Oftmals werden wir gefragt, ob wir mit FireManager eine Anwesenheitsliste für Einsätze erstellen können.
Technisch ist das natürlich kein Problem, allerdings unterscheiden sich die Anforderungen von Feuerwehr zur Feuerwehr doch sehr stark.

Wir beabsichtigen in naher Zukunft hier eine „digitale“ Lösung„ zu schaffen und die „Papierlisten“ dadurch zu ersetzen.

Als Übergangslösung möchten wir Ihnen hier eine flexible Lösung unter Verwendung von Microsoft® Word und Excel vorstellen.


Als Datenbasis für unsere Anwesenheitsliste wird einen Mitgliederliste aus FireManager exportiert.
Im vorliegenden Beispiel die „Aktiven Mitglieder“ der Wehr.

  1. Öffnen Sie das Menü
  2. Im Drop-Down Menü wählen Sie aktive Mitglieder aus.
  3. Exportieren Sie die Liste mit dem Excel-Buttons - siehe auch hier
    1. Als Speicherort der Mitgliederliste haben wir für diese Anleitung das Standard-Downloadverzeichnis gewählt.
    2. Standardname ist Export.xlsx



Um eine Anwesenheitsliste zu erstellen nutzen wir die Serienbrieffunktion von Microsoft® Word.

  • Erstellen Sie ein neues Word-Dokument.
  • Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungen“
    • Unter „Serienbrief starten“ wählen Sie „Verzeichnis“
    • Dadurch könne Sie eine Liste aus der Datenbasis (Excel-Datei) erstellen lassen




Im nächsten Schritt legen Sie die Datenquelle für die Anwesenheitsliste fest

  • Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungen“
    • Unter „Empfänger auswählen“ wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“
    • Als nächsten wählen Sie am Speicherort der Exportdatei die entsprechende Datei aus.



  • Bestätigen Sie die folgende Abfrage.




Mit der Funktion „Empfängerliste bearbeiten“ können Sie die Liste noch sortieren und anpassen.


Jetzt können Sie mit dem Layout der Anwesenheitsliste fortfahren.

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von Tabellen um die Daten zu strukturieren.
Für die Liste selbst muss nur das Aussehen des ersten Datensatzes definiert werden.

In folgendem Beispiel wurde eine Zelle einer Tabelle verwendet, in der Nachname und Vorname als Felder eingefügt wurden.



Zum Einfügen von Feldern gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungen“
    • Unter „Seriendruckfeld einfügen“ wählen Sie das gewünschte Datenfeld aus.
      • Datenfelder erkennen Sie an der Schreibweise «Feldname»
      • Mit der Funktion „Vorschau Ergebnisse“ können Sie zwischen Feldname und Inhaltsdarstellung wechseln.


Sollten Sie einen Textbereich über Ihrer Liste benötigen verwenden Sie hierfür die Kopfzeile.

Zum Einfügen/Bearbeiten der Kopfzeile gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie den Menüpunkt „Einfügen“
    • Über die Funktion „Kopfzeile“ können Sie
      • die Kopfzeile hinzufügen
      • oder bearbeiten (Sie können die Bearbeitung auch durch „Doppelklick“ in den „Kopfzeilenbereich“ aufrufen)




Fügen Sie nun Ihren Kopftext ein.

Beispiel:



Im vorliegenden Beispiel wurde zudem noch eine „Wenn…Dann…“-Funktion verwendet um für Atemschutzgeräteträger einen zusätzlichen Punkt einzublenden.
Diese Funktion kann auch zum Formatieren einzelner Texte verwendet werden. \\

Die entsprechende Funktion hierfür können Sie als Regel in die Zelle mit einfügen:

  • Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungen“
    • Unter „Regeln“ wählen Sie „Wenn…Dann…Sonst“




Im nächsten Schritt definieren Sie die zugehörige Regel.



Nach Abschluss können Sie sich die Anwesenheitsliste erstellen lassen.


Zum generieren der Einsatzanwesenheitsliste gehen Sie nun wie folgt vor:

  • Wählen Sie den Menüpunkt „Sendungen“
    • Unter „Fertigstellen und zusammenführen“ wählen Sie „Einzelne Dokumente bearbeiten“





In der folgenden Abfrage können Sie nochmal die zu verwendenden Datensätze auswählen.

Es wird ein neues Dokument mit der Anwesenheitsliste geöffnet.


Hierbei handelt es sich nur um ein Beispiel das Layout kann sich von Ihrer Wehr unterscheiden.

Um die Liste zu aktualisieren laden Sie sich einfach eine neue Mitgliederliste in das entsprechende Verzeichnis und generieren ein neues Dokument.


Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, stellen wir Ihnen die im obigen Beispiel verwendete Vorlage hier zum Download bereit.

anwesenheit.docx


  • anwesenheitsliste_einsaetze.txt
  • Zuletzt geändert: 2021/01/24 19:44
  • von dieter.hasenkopf