Kurzeinweisung - Erste Schritte in der Software

Diese Zusammenfassung soll eine kleine Hilfestellung für Sie sein, um sich in unserer Software zurechtzufinden.

Das erhaltene Passwort muss durch ein Passwort Ihrer Wahl ersetzt werden.
Hierzu wählen Sie im Seitenmenü den Menüpunkt „Meine Daten“ und anschließend das Untermenü Passwort ändern aus.

Eine detaillierte Beschreibung des Änderungsvorgangs finden Sie hier: Passwort ändern

Hierzu rufen Sie im Seitenmenü die Funktion „Vereinseinstellungen“ und anschließend das Untermenü Vereinsdaten auf.

Danach werden Ihnen die aktuellen Stammdaten Ihres Vereins angezeigt.
Sie können sich die aktuelle Konfiguration über folgenden Reiter anzeigen lassen.

Grunddaten
SEPAdaten
DYMO Labels
Textvorlagen
Sync.Personalgruppen
Einsatzabrechnung

Durch Auswahl der Funktion Stammdaten bearbeiten können Sie die Vereinskonfiguration anpassen.

Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Vereinsdaten

In diesem Schritt werden alle Benutzer für die Verwaltung angelegt, die künftig Zugriff auf die Verwaltungssoftware haben sollen.

Hierzu wählen Sie im Seitenmenü den Funkton „Vereinsadmin“ und anschließend das Untermenü Zugangsverwaltung aus.

Durch Auswahl der Funktion Neuen Benutzer anlegen im Seitenmenü können Sie weitere User hinzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Zugangsverwaltung.

Sollten die von FireManager freigegebenen Zugänge nicht ausreichen, können Sie diese gerne über unser Ticketsystem anfordern.

In Vorbereitung auf den Import von bestehenden Daten empfehlen wir Ihnen, einige Definitionen vorzunehmen.

Gerätedefinitionen

Hierzu rufen Sie eine Geräteliste auf und wählen im Seitenmenü das Definitionsmenü .

Folgende Definitionen sollten eingerichtet werden:

Prüfen Sie die vorhandenen Gerätegruppen und legen Sie gegebenenfalls weitere an
Prüfen Sie die Standorte/Lagerort und legen Sie gegebenenfalls weitere an
Prüfen Sie die vorhandenen Planungsnummern (eine Neuanlage dürfte nur in wenigen Fällen notwendig sein)

Die Zuordnung der Geräte kann natürlich nachträglich immer noch geändert werden.

Personaldefinitionen

Hierzu rufen Sie eine Personalliste auf und wählen im Seitenmenü das Definitionsmenü .

Folgende Definitionen sollten eingerichtet werden:

Mitgliedsbeiträge
Personalgruppen

Von den vorgenannten Listen benötigen Sie jeweils die entsprechenden Datenbank-ID´s zur Vorbereitung der Import-Gerätelisten.

Sie haben die Möglichkeit, Daten in die Verwaltungssoftware zu importieren.
Es können Personal-, SEPA- und Gerätedaten importiert werden.

Nutzen Sie hierfür unsere Excel-Vorlagen:

Eine genaue Beschreibung des Imports finden Sie hier:
Personal, SEPA, Geräteliste importieren

Hier in dieser Ansicht können Sie die Daten Ihres Profils einsehen sowie die Anzahl der anzuzeigenden Datensätze festlegen.

Hierzu wählen Sie im Seitenmenü den Menüpunkt „Meine Daten/Einstellungen“ und anschließend das Untermenü „Meine Daten“ aus.

In der Ansicht können Sie:

die E-Mail-Signatur anpassen
die Anzahl der anzuzeigenden Datensätze anpassen
den Etikettendrucker auswählen
die Druckersoftware (Zebra) herunterladen
den API-Key für die FM-App erzeugen

Der API-Key wird für die FireManager-App benötigt.

Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: Mein Profil einsehen

Die Serienfunktion soll eine kleine Hilfe für Sie sein, um einfach und schnell die Grunddaten zu einem Mitglied zu hinterlegen.
Die Serienfunktion rufen Sie über den Personalbogen eines Mitglieds auf und wählen im Seitenmenü Serienfunktion - Stammdaten anlegen.

Den Personalbogen eines Mitglieds können Sie über die folgenden Seiten aufrufen:

Durch Klick auf den Namen des Mitglieds oder durch Auswahl des Detail-Buttons öffnet sich der Personalbogen des Mitglieds.

Hier dem Link folgen, um weitere Informationen über die Serienverarbeitung zu erhalten - Personalbogen - Serienfunktion zur Mitgliedsdatenerfassung

Weitere Serienfunktion haben wir für Abzeichen, Lehrgänge implementiert.
Natürlich haben wir auch an eine Serienfunktion für Geräte gedacht. Hierzu ein Gerät komplett mit Wartung, Wartungsgruppen und Bild anlegen und erst danach duplizieren.
Auch in diesem Fall folgen Sie dem angegebenen Link: Gerätedatenblatt duplizieren

Beim Anlegen von Atemschutzgeräteträgern ist die G26-Untersuchung erstmalig anzulegen.

Danach können Sie über die Personallisten unter den Personalberichten im Seitenmenü die Funktion offene Unterweisung auswählen.
Hier sehen Sie dann eine Auflistung über anstehende Unterweisungen, welche die Kameraden noch benötigen.
Weiteres sehen Sie unter folgendem Link: Anstehende Unterweisungen anlegen

Die automatischen E-Mail-Berichte können vielseitig genutzt werden.
Beispiele:

Benachrichtigungen der fälligen G26-Untersuchung der Kameraden
wichtige Geburtstage
Versenden einer Geburtstagsliste in verschiedenen Zeitintervallen
Versenden von anstehenden Wartungen
und vieles mehr

Hierzu wählen Sie im Seitenmenü die Funktion „Vereinseinstellungen“ und anschließend die Funktion E-Mail Berichte aus.

Unter folgendem Link finden Sie hierzu weiterführende Informationen: E-Mail Berichte

Wenn Sie diese Schritte vorab eingestellt und bearbeitet haben, ist schon ein großer Teil geschafft und es kann dann ins Detail gehen.
Weitere Details finden Sie im vorliegenden Wiki-Handbuch für unsere Software!
Hier der Link: Wiki Handbuch